Работа в офисе, вакансия • Координатор проектного офиса • Ярославль - id369

Мы — динамичная команда, создающая цифровые мотивационные программы, которые помогают компаниям повысить вовлеченность сотрудников и формировать устойчивую корпоративную культуру.

Скаунт — проект Russia Running, B2B/B2C SaaS-платформа для запуска и сопровождения корпоративных спортивных и well-being программ.

Мы объединяем компании и сотрудников в достижении целей через геймификацию, челленджи и персонализированные предложения.

Ищем координатора проектного офиса, который будет помогать команде и продукту с рядом циклических несложных задач.

Главная цель позиции:

Обеспечивать бесперебойное функционирование процессов отдела: наполнять и обновлять карточки товаров на внутренней площадке, сопровождать розыгрыши и эфиры, контролировать документооборот и закупки. Важно, чтобы все регулярные задачи выполнялись внимательно, аккуратно и строго в срок.

1. Наполнение и администрирование внутренней площадки (аналог маркетплейса):

— Размещение и обновление информации о товарах/услугах партнеров на внутренней платформе (оформление карточек: описания, условия, ссылки, загрузка промокодов)

— Публикация рекламных и информационных материалов, предоставленных партнерами

— Контроль работоспособности площадки: проверка актуальности ссылок и промокодов, своевременное исправление ошибок

— Подготовка технических заданий для дизайнера на оформление карточек и создание баннеров

— Приведение контента в соответствие с утвержденными стандартами оформления

2. Организация и проведение розыгрышей (прямые эфиры в соц.сетях):

— Полное сопровождение прямых эфиров с розыгрышами призов в социальных сетях

— Разработка сценариев эфиров и подготовка списков призов

— Формирование таблиц для случайного выбора победителей

— Отправка писем победителям и организация вручения призов

— Координация работы ведущего во время эфира.

3. Подготовка контента для рассылок и социальных сетей:

— Еженедельный отбор актуальных предложений для email-рассылок и постов в соцсетях.

— Верстка, тестирование и отправка электронных писем (по шаблону).

— Сбор и передача подготовленной информации SMM-менеджеру для публикации.

— Сбор первичной статистики по открываемости писем и переходам.

4. Аналитика пользовательской активности:

— Мониторинг активности участников программ, подготовка отчетов по вовлеченности

— Оценка эффективности различных категорий товаров и предложений на основе собранных данных

5. Работа с документами и финансовое сопровождение:

— Заполнение и актуализация рабочих таблиц и документов в соответствии с внутренними регламентами

— Проведение оплат подрядчикам: согласование счетов, контроль поступления чеков, взаимодействие с бухгалтерией

— Оформление и подписание закрывающих документов (акты, договоры), запрос документов у исполнителей, загрузка и хранение во внутреннем реестре

— Выставление счетов заказчикам на основе данных от менеджеров проектов, контроль поступления оплат

— Своевременное оповещение менеджеров о задержках платежей и перенос сроков при необходимости

6. Организация закупок призов и подарков:

— Заказ и оплата призов и мерча для награждения участников программ

— Подготовка отчетности по закупкам для бухгалтерии

— Контроль работы с призами от 4 000 ₽: уточнение необходимости уплаты НДФЛ, сбор документов с получателей

7. Наполнение и актуализация материалов и заданий во внутренней обучающей системе:

— Перенос готовых и проверенных материалов в общий каталог заданий в административной панели

— Публикация новых заданий и проверка корректности их отображения для пользователей

— Информирование коллег о появлении новых материалов

— Настройка тестов и опросов в специальном сервисе (QuizGo)

— Проверка работоспособности заданий и тестов и выгрузка результатов по запросу

8. Поддержка рекламных активностей:

— Поиск тематических Telegram-каналов для размещения рекламных публикаций

— Организация выхода постов в найденных каналах

9. Поиск и обработка информации:

— По запросу, поиск подрядчиков, решений, информации, сбор данных в сравнительные таблицы, первичные переговоры, предоставление информации в понятном виде для принятия решений со стороны руководства

Результат вашей работы:

Регулярные задачи отдела выполняются четко, самостоятельно и без сбоев: карточки партнеров всегда актуальны, розыгрыши проходят гладко, документооборот прозрачен и закрыт в срок, закупки призов организованы, отчетность по запросам руководства подготовлена, а все внутренние процессы и коммуникации с командой выстроены и зафиксированы в Битрикс24.

Требования:

• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с большим объемом однотипных задач

• Способность четко соблюдать дедлайны, регламенты и инструкции

• Грамотная устная и письменная речь

• Опыт работы с 1С и электронным документооборотом

• Умение работать с офисным пакетом программ (Word, Excel, Google-документы, Яндекс-документы) на уровне уверенного пользователя

• Навыки работы с нейросетями и другими инструментами ИИ для оптимизации рутинных задач (умение писать промты, использовать ИИ для подготовки текстов, сбора и обработки информации)

• Базовое понимание принципов работы email-рассылок и социальных сетей

• Опыт работы в административных или ассистентских позициях

• Опыт организации закупок или взаимодействия с подрядчиками

• Будет плюсом: опыт работы с CMS или административными панелями, опыт работы с маркетплейсами

Условия работы:

• Декретная должность с апреля 2026 года

• Полная занятость, 5-дневная рабочая неделя, 8-часовой рабочий день, удаленный формат работы

• Официальное оформление по ТК РФ, своевременные выплаты, оплачиваемые отпуска и больничные

• Слоты на беговые события и другие спортивные мероприятия от Russia Running и партнеров

• Работа в профессиональной команде, где ценятся инициативность, высокое качество и стремление к развитию

Хотите стать надежной опорой проектного офиса и обеспечивать бесперебойную работу в перспективном wellness-проекте? Присоединяйтесь к команде Скаунт и Russia Running!