Работа в России, вакансия - Помощник руководителя по административной работе • Новосибирск - id326

Организационная поддержка

• Организация рабочего графика руководителя, включая встречи, переговоры, командировки и мероприятия.
• Координация взаимодействия с партнерами и клиентами.
• Контроль исполнения поручений и решений руководства.
• Обеспечение своевременного информирования руководителя о важных событиях, изменениях, звонках.
• Организация работы офиса.

Информационно-аналитическая деятельность

• Сбор и обработка информации, необходимой руководителю для принятия решений.
• Анализ поступающей информации и подготовка рекомендаций.
• Поддержание порядка в документации и архивировании данных.

Административная работа

Первичная обработка входящей коммуникации:

- Сортировка электронной почты, телефонных звонков, бумажной почты.

- Ответ на шаблонные запросы, перенаправление специализированных вопросов соответствующим сотрудникам, выделение эксклюзивных писем, требующих внимания руководителя.
- Документальная поддержка: Подготовка, проверка на соответствие формату и рассылка писем, приглашений, простых договоров и коммерческих предложений (по шаблонам). Отслеживание сроков подписания документов.
- Ведение архивов: Систематизация электронного и физического архива документов, писем, визиток для их мгновенного поиска по первому требованию.
- Прием и распределение телефонных звонков, писем и сообщений.

• Работа с электронной почтой и системами документооборота.

• Осуществление операционного контроля за соблюдением ключевых проектных сроков и подготовки отчетности на основе данных CRM системы.

• Мониторинг на предмет просроченных и предстоящих задач с участием директора. Формирование и выгрузка управленческих отчетов из CRM.

Требования:

1. Проактивность и антиципация (не ждать указаний)
2. Самоорганизованность
3. Эмоциональный интеллект и психологическая устойчивость
4. Лояльность и конфиденциальность
5. Скромность
6. Умение найти решение

7. Обязательное знание СРМ Битрикс24

Условия:

Современный офис, находящийся по адресу Гоголя 40 (М.Покрышкина)

Своевременная оплата труда

Доброжелательный коллектив

Возможность развивать широкий спектр навыков: от планирования рабочего графика до коммуникаций и организационных способностей.